La estructura que diseñaremos será de una empresa dedicada al tratamiento del acero. Es un grupo importante con varias fábricas a lo largo del mundo. Nos centraremos en una de sus fábricas dedicada a transformar la chatarra en acero.
Dividimos el diseño de la estructura en seis puntos clave que analizaremos uno a uno.
Cabe mencionar que en ciertos puntos nos centraremos en un departamento en concreto, ya que no todos los departamentos funcionan del mismo modo ni se estructuran igual.
El primer punto a analizar es la especialización del trabajo. Con esto nos referimos al nivel de subdivisión de las tareas de los distintos puestos.
En nuestro caso, centrandonos en el departamento de logística, nos encontramos con un bajo grado de especialización ya que el personal es capaz de desarrollar tareas diversas, es decir, dentro de un mismo departamento todos están al mismo nivel, sin que ninguno de ellos tenga una tarea específica, sino que en conjunto tienen un objetivo global dentro del departamento y el trabajo se divide de forma racional según sus capacidad y talentos, esto se consigue mediante una pequeña reunión diaria cada día antes de empezar la jornada, una semanal y una mensual, en esta última acuden jefe de logística de la fábrica y el jefe de logística de la corporación (explicaremos más adelante cada puesto y quien reporta a quien).
La estructura organizacional de la fábrica está dividida en varios departamentos según la función de cada uno de ellos, según muestra el siguiente gráfico:
La desventaja de este tipo de agrupación es que hace falta mucha comunicación para lograr una buena coordinación entre departamentos. Por ejemplo, almacenamiento y logística, comercial y producción. Por ello hace falta cada departamento se vea no como una parte aislada sino como una pieza del conjunto.
Para conseguir que esto funcione se necesita una muy eficaz cadena de mando, porque no solo se ha de coordinar la fábrica, sino toda la compañía, en conjunto (mencionar que hay otras cinco fábricas a lo largo del mundo).
Estudiar la cadena de mando del grupo entero sería excesivo y vamos a centrarnos en la cadena de la fábrica de Barcelona donde se toman las decisiones del día a día y no los grandes proyectos y a largo plazo, es decir no hablamos de los altos cargos.
En primer lugar tendremos a un director general y para cada departamento un director de departamento y un director corporativo, el primero se ocupa del departamento de la propia fábrica, mientras que el director corporativo coordina un tipo de departamento de todas las fábricas. De esta manera conseguimos tener cada departamento actualizado y siempre renovando y buscando la mejor mecánica de trabajo (comparando metodologías entre fábricas).
El empleado de cada fábrica y cada sección debe responder ante un único jefe, en este caso al director de departamento y éste estar siempre coordinado con el director corporativo ya que las decisiones importantes las tomaran juntos.
Esto implica gran comunicación y metodologías varias para facilitar esta comunicación, por ejemplo video-conferencias, gran disponibilidad para viajar y reuniones periódicas que más adelante serán reportadas a los empleados para que estén al día y estén implicados en los temas de la empresa.
El número de subordinados que un director puede tener a su cargo varía según el departamento. Por ejemplo la logística consta de tres subgrupos que se dividen en el transporte terrestre (ferrocarriles y camiones), el marítimo y el almacenaje, cada subgrupo consta de un número variable de empleados, en almacenaje hay más de veinte y en el de transporte marítimo consta de ocho miembros. Así pues la distribución de empleados es muy variable, pero lo que sí se tiene en cuenta es que todos están a un mismo nivel de forma que la pirámide de nivel organizacional versus miembros en cada nivel, es baja, hay muchos subgrupos pero sin personal intermedio (secretarias, jefes no necesarios), esto reduce costes de personal, pero requiere una gran implicación de todo el personal, desde el empleado hasta el director general.
Sobre el grado de centralización de la empresa se ha de decir que dispone de muchos recursos y mucho interés en que cada empleado sea capaz de tomar decisiones fáciles o decisiones que no van a repercutir en gran medida en el balance de la empresa, de esta forma conseguimos mucha agilidad y que cada empleado se involucre en la empresa. Así pues podemos asegurar que hay una gran descentralización. Por supuesto que las decisiones importantes y que conllevan a proyectos grandes las toman los directores y los puestos superiores pero siempre teniendo en cuenta la opinión del director de departamento (que a su vez tiene en cuenta la del resto del su equipo).
Gracias a recursos humanos, nuestra empresa ha diseñado un plan para aplicarlo a cada trabajador incluyendo “jefes”, donde la clave es el desarrollo y la implicación del personal, esto lo conseguimos imponiendo metas y objetivos a largo plazo a cada empleado.
Cada trabajador debe tener claro su objetivo y lo consiguen mediante la regla SMART:
- Specific (especifico): un claro objetivo, especifico y concreto
- Mesurable (medible): debe poder compararse y ser tangible mediante
indicadores
- Attainable (alcanzable): ni posponer un objetivo a demasiado tiempo, ni en
un tiempo demasiado corto.
- Relevant (relevante): el objetivo debe ser importante para la empresa, por
ejemplo “tener mi escritorio todo el año ordenado” es un objetivo bueno para
ti pero poco relevante para la empresa.
- Timely Specific (temporal): acotar y poner fechas.
Por último hace falta explicar hasta que grado están estandarizados los puestos de trabajo dentro la empresa.
En nuestro caso, depende del departamento al que hagamos referencia. Así pues, en el departamento de logística que como se ha comentado anteriormente no hay casi especialización, los empleados tienen mucha libertad a la hora de afrontar sus tareas ya que su trabajo está poco programado. Este es un claro ejemplo de baja formalización.
En cambio, en el departamento de producción nos encontramos con el caso opuesto, formalización alta. Los empleados de este departamento que trabajen en la línea de producción harán siempre el mismo trabajo, con los mismos materiales, las mismas herramientas, etc.
Bibliografía y webs de interés:
http://www.gcelsa.com/
http://www.gcelsa.com/pdf/es/TopEmployers2010.pdf
Muestra la gran importancia del departamento de recursos humanos.
http://www.celsamax.com/
El video es pequeñito pero vale la pena verlo, explica cómo se fabrica del corrugado, sin embargo muestra la mentalidad de la empresa y su gran visión “avanzamos en diseño, avanzamos en resultado”.
http://www.gestiopolis.com/recursos4/docs/ger/estrorgorg.htm
Más apuntes sobre estructuras organizacionales.
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